Datové schránky od 1.1.2023

Od 1. ledna 2023 se rozšíří okruh lidí a subjektů, kterým bude automaticky zřízena datová schránka. Co nového nám příští rok v této oblasti přinese a na co si dát pozor, se dozvíte v následujícím článku.

Již v minulém roce byl přijat zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupu orgánů veřejné moci. Tento zákon měl dělenou účinnost s tím, že část, která zavádí změny do zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, což jsou právě změny týkající se datových schránek, nabývá účinnosti 1. 1. 2023.

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci i k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra.

To v praxi znamená, že pomocí datové schránky se zásadně mění způsob doručování (přijímání a podávání) úředních dokumentů. Pomocí datových schránek je možné zasílat dokumenty v elektronické podobě orgánům veřejné moci a také je takto od nich přijímat. Jedná se tedy o nahrazení klasického způsobu doručování v listinné podobě způsobem elektronickým, a to na základě toho, že zákon o datových schránkách zrovnoprávňuje papírovou a elektronickou verzi zasílaného dokumentu.

Orgánům veřejné moci a určitým skupinám právnických a podnikajících fyzických osob jsou datové schránky zřízeny automaticky ze zákona, všem ostatním v současné době na základě jejich žádosti. Od roku 2023 dojde k rozšíření skupiny, které se budou datové schránky zřizovat dle zákona, což uvádíme níže.

Cílem datových schránek má být efektivnější veřejná správa, tedy každý by za jejich pomoci měl být schopen rychleji, levněji a spolehlivěji komunikovat se státní správou.

Je dobré zmínit, že zprávy v datové schránce jsou k dispozici po dobu 90 dnů, po této době se automaticky mažou a ke zprávám starším než 90 dní se již uživatel přímo přes datovou schránku nedostane, pokud nevyužije datový trezor.

V současné době, tedy v podmínkách roku 2022, se automaticky zřizuje datová schránka následujícím subjektům:

• fyzickým osobám – advokátům, statutárnímu auditorovi, daňovým poradcům, insolvenčnímu správci, znalcům, soudnímu tlumočníkovi a soudnímu překladateli, zřizuje se bezodkladně poté, co ministerstvo obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence,
• právnickým osobám – zřízeným zákonem, zapsaným v obchodním rejstříku a organizační složce podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, a to v případě právnické osoby zřízené zákonem bezodkladně po jejím vzniku, v případě právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku bezodkladně poté, co ministerstvo obdrží informaci o jejím zapsání do obchodního rejstříku.

Od 1. 1. 2023 pak bude automaticky zřízena datová schránka výše uvedeným osobám a k tomu přibudou další skupiny subjektů:

• fyzické osoby – datová schránka bude automaticky zřízena všem podnikajícím fyzickým osobám,
• dále zřídí ministerstvo bezplatně a bezodkladně datovou schránku fyzické osobě, která je zapsaná v základním registru obyvatel a plně svéprávná, a to ihned poté, co tato fyzická osoba poprvé použije prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace vůči tomu, kdo umožňuje prokázání totožnosti podle zákona upravujícího elektronickou identifikaci,
• právnické osoby – datová schránka bude zřízena u všech právnických osob zapsaných v registru osob, tj. v následujících rejstřících:
  • spolkový rejstřík,
  • nadační rejstřík,
  • rejstřík ústavů,
  • rejstřík společenství vlastníků jednotek,
  • obchodní rejstřík,
  • rejstřík obecně prospěšných společností.

Pokud si shrneme uvedené informace, od 1. 1. 2023 bude datová schránka automaticky zřízena všem fyzickým osobám – podnikatelům. Dle přechodných ustanovení na to však ministerstvo má čas do 31. 3. 2023. Pokud tedy bude chtít podnikatel např. pro podání daňového přiznání za rok 2022 využít svou datovou schránku, kterou by měl od 1. 1. 2023 mít, je možné, že na něj dojde řada třeba až ke konci března, což může celou situaci zkomplikovat. Taktéž například při přístupu do portálu MOJE daně, portálu ČSSZ a portálů zdravotních pojišťoven a celkově při komunikaci se státní správou.

Účetní by se tedy neměli těšit, že od 1. 1. 2023 budou mít všichni podnikatelé funkční datové schránky, toto datum se může v praxi posunout na některé pozdější datum v prvním čtvrtletí roku. Podnikatelé si však i po 1. 1. 2023 mohou o zřízení datové schránky (tak jako dosud) požádat sami, přechodná ustanovení k zákonu to umožňují.

Zastavme se ještě u fyzických osob u druhé odrážky, kdy automatické zřízení je závislé na tom, že příslušná fyzická osoba využije prostředek pro elektronickou identifikaci. Jedná se o využití některého z poskytovatelů NIA (Národní identitní autority) jako prostředků při elektronické verifikaci.

Mezi poskytovatele NIA nyní patří:

• občanský průkaz s aktivovaným kontaktním elektronickým čipem vydaný po 1. 7. 2018,
• mobilní klíč eGovernmentu,
• NIA ID – přihlášení prostřednictvím uživatelského jména a hesla, které se zadá při založení osobního identifikačního prostředku na portálu národního bodu,
• čipová karta Starcos společnosti První certifikační autorita, a.s.,
• mojeID,
• výběr z možných identitních prostředků, které jsou ohlášené jinými členskými státy EU v rámci eIDAS uzlů,
• a především čím dál víc využívaná bankovní identita.

Jako první využití je považováno dle přechodných ustanovení kterékoli datum po 31. 12. 2022.

Pokud tedy na začátku roku 2023 podáme například daňové přiznání jako nepodnikající osoba, avšak s příjmy ze zaměstnání a z pronájmu, a toto přiznání „podepíšeme“ svou bankovní identitou, pak nám bude automaticky zřízena datová schránka. Lze říci, že ministerstvo bude zřizovat datové schránky automaticky těm fyzickým osobám, které prokáží dostatečnou elektronickou gramotnost a podají dokument elektronicky potvrzený prostředkem pro elektronickou identifikaci.

Nicméně uvedené fyzické osoby budou na to, že jim bude zřízena datová schránka, upozorněny. Správce národního bodu pro identifikaci a autentizaci upozorní fyzickou osobu před prvním použitím kvalifikovaného prostředku vůči tomu, kdo umožňuje prokázání totožnosti podle zákona upravujícího elektronickou identifikaci, na skutečnost zřízení datové schránky. Zároveň dojde k vyzvání k uvedení e-mailu, na který dojde fyzické osobě zpráva od ministerstva o zřízení datové schránky.

Fyzická osoba, které byla tímto způsobem zřízena datová schránka, bude moci požádat o znepřístupnění datové schránky a ministerstvo v tomto případě její žádosti vyhoví. Bude to tedy jediný způsob, jak se případné nechtěné datové schránky „zbavit“.

Ostatní datové schránky lze znepřístupnit u fyzických osob ke dni úmrtí, prohlášení za mrtvého, u omezení svéprávnosti a při vzetí do vazby a u podnikatelů při výmazu ze zákonem stanovené evidence. A pak také v případě, že datová schránka byla zřízena na žádost. Podnikatelé tedy budou mít svou datovou schránku zpřístupněnu po celou dobu svého podnikání bez možnosti podat žádost o její znepřístupnění.

U právnických osob bude pak automaticky zřízena datová schránka všem spolkům, nadacím, ústavům, společenství vlastníků jednotek a obecně prospěšným společnostem. I zde platí automatické zřízení od 1. 1. 2023 a opět zde na to má ministerstvo v praxi čas do 31. 3. 2023.

Znepřístupnění datové schránky pak nastává pouze ke dni zrušení právnické osoby.

Daňový řád stanoví, že osobě, která má zpřístupněnu datovou schránku, se doručuje elektronicky. Od chvíle, kdy se nám tedy zpřístupní datová schránka, by s námi měl finanční úřad komunikovat jejím prostřednictvím a doručovat nám všechny dokumenty do naší datové schránky. Výjimka je v případě, že osoba, které je písemnost doručována, má zástupce (např. daňového poradce), pak se doručují písemnosti pouze tomuto zástupci v rozsahu jeho oprávnění k zastupování.

Dále v současné době platí, že má-li daňový subjekt nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku, která mu byla zřízena ze zákona, je povinen formulářové podání učinit pouze elektronicky. Za porušení této povinnosti, tj. když takovýto subjekt podá podání, ke kterému existuje formulář, písemně (např. na podatelnu), vzniká povinnost uhradit pokutu 1 000 Kč. Od 1. 1. 2023 se tedy množství takových subjektů výrazně zvýší, např. i nepodnikající subjekty, kterým bude datová schránka zřízena ze zákona.

Dobrou zprávou je čerstvá informace z Ministerstva financí, dle které by mělo dojít změnou legislativy ke zmírnění uvedených povinností. V dalším daňovém balíčku, který byl předložen vládě, je též novela daňového řádu, která reaguje na novelu zákona upravujícího datové schránky. Tak, jak jsme uvedli, s účinností od 1. ledna 2023 se rozšíří okruh osob, kterým je datová schránka automaticky zřízena ze zákona. Od příštího roku by tak byli nuceni podávat daňové přiznání elektronicky i nepodnikající fyzické osoby. Novela daňového řádu tuto povinnost ruší.

Upozorňuji, že tato novela zatím neprošla legislativním procesem, a je tedy záhodno situaci sledovat a před koncem roku 2022 se ubezpečit, že nepodnikající fyzické osoby budou novelou daňového řádu od 1. 1. 2023 vyňaty z povinnosti podávat daňová tvrzení elektronicky.